行業研究:開放式辦公室設計日趨流行,辦公室里的私密性該如何解決?

    文中提到的三個解決方案有個共同點是,在取消固定工位的同時,給予員工更多選擇。

    辦公家具制造商 Haworth 不久前發布了一份白皮書,這份叫做 Designing for Focus Work 的研究顯示,因為工作被打斷以及干擾等因素,平均來看,辦公室員工已浪費了 28% 的工作時間,故而必須加班才能完成工作。而在這份白皮書做的全球調查中,超過半數的受訪者表示,他們的雇主并沒有設法幫助他們管理超負荷的工作。

    身處開放式辦公環境中的員工,時刻被隨時切入的資訊、來來往往的人以及各種莫名的噪音困擾,用于獨立思考和解決問題的時間正在減少。

    不過,這不是什么新鮮的洞見。 

    • 2013 年,建筑公司 Gensler 針對工作場所的調查顯示,近 5 年,美國工作場所辦公的效率已經下降了 5%;

    • 2014 年,英國辦公設備服務公司 Expert Market 調查發現,54% 的員工可能更希望在單獨隔開的辦公空間進行工作;

    • 同樣是在 2014 年,美國辦公家具品牌 Steelcase 委托全球調研機構 IPSOS 進行的調查顯示,近 69% 的員工對他們的工作環境表示不滿意,這其中 85% 的人表示,在日常辦公環境中,容易受到周圍同事的影響或其他人的談話聲而無法集中注意力,另有 85% 的人認為當他們想要獨處放松或思考問題時,發現公司里并無合適的環境。

    過去十余年,共享型、開放式辦公空間大幅度增加,逐漸取代格子間成為主流辦公布局。雖然開放式環境被認為增加了員工之間的合作關系,降低了房地產成本,但 Haworth 的報告指出,開放式空間對于個體員工的績效,并沒有積極的提升效應。


    “成功的合作需要集體協作的努力,也需要個人高度專注的工作。在互動協作模式和專注思考模式之間能夠任意切換,對于工作效率來說,才是具有意義和成效的?!卑灼袑懙?。

    要知道,開放式的辦公環境并不只有噪音污染和視覺混亂這些看得見的問題,很多時候,它也為員工間接創造了一個充滿競爭壓力以及剝奪隱私的狀態,并不是所有人都適應這種一舉一動都暴露無遺的環境。

    我們嘗試著從不同領域、規模、形態的辦公空間案例入手,分析時下辦公場所的設計特點。我們發現,以下五個趨勢出現頻率較高,大多數辦公室設計的方向都可以歸納其中:

    • 依公司工作協作特點量體裁衣設計辦公場所,注重提升工作效率;

    • 協作辦公與私密性的平衡;

    • 智能化辦公,幫助企業提升員工工作體驗;

    • 注重身心健康、可持續發展;

    • 借力設計闡釋公司文化。

    這是第二篇,我們嘗試通過三個案例,討論“協作辦公與私密性的平衡”,在協作溝通被看作是創新和效率不可缺少的部分時,也應該注意到,私密性、安靜以及獨處,對于創意、效率乃至領導工作至關重要。

    “我覺得當大家有選擇的時候,就會覺得這是一個有幸福感的辦公室?!?/h3>

    今年,地產代理行仲量聯行上海分公司搬了新家,原來的固定工位取消了,管理者的單獨辦公間也沒有了,原本森嚴的層級關系被打破,取而代之的,是融合了聯合辦公概念的有機空間。

    吳允燊現在沒有自己的固定辦公室,公司遷址后,他更喜歡到處走一下,和同事們隨機交流,“我希望旁邊有很多人可以跟我溝通,多過我在一個很好的、自己的私人封閉辦公室里辦公?!彼侵倭柯撔猩虾<叭A東區董事總經理。

    1994 年,仲量聯行設立上海分公司,正式進入中國市場。經歷了 20 余年不斷的本土化嘗試,仲量聯行已在北京、成都、廣州等 13 個城市開設分公司。他們不再需要告訴人們仲量聯行能為他們做什么,也成為了很多希望進入地產代理行業的公司人所向往的企業。

    “公司應該要做一些改變,來符合客戶、社會和自己員工的需求,我們過去不斷地在幫我們的客戶達成愿景,現在我們更想要強調的是,要怎么樣的一個環境,才可以通過我們的員工幫助我們的客戶達成愿景?!?/p>

    在上海,人們熟知的許多地標性大型商業物業都是仲量聯行的服務對象,比如為上海中心、上海 ifc、會德豐廣場以及興業太古匯提供辦公樓獨家代理服務,為虹橋交通樞紐和外灘金融區提供戰略顧問服務,以及為花旗銀行大廈和月星環球港提供物業管理服務等等。

    這次借著辦公室遷址的動作,仲量聯行上海分公司也想通過去做一些不同的設計,重新定義公司品牌,請來了專注于辦公空間領域設計的 iDA Workplace + Strategy 公司操刀新辦公室的設計。

    新辦公室位于興業太古匯一座的 22、23 層。從電梯間出來,通過一扇玻璃門,便來到了一個體量很大的開放式空間“Equator Club 赤道俱樂部”。設計團隊摒棄了傳統公司前臺的做法,借鑒酒店禮賓部的思維,希望能夠減少一些企業色彩,更加著重于用戶體驗,營造出超越辦公以外的氛圍。

    手機一卡通的使用,意在為員工暢行各個辦公區域提升效率。

    在仲量聯行工作,隨時隨地大大小小的會議是免不了的。這時候,無線投影系統和無線 IP 電話的配置就顯得格外貼心了,大大節省了準備調試各種儀器的時間。而在一間 15 分鐘自動斷電會議室里,一張高高的圓桌置于中心,周圍是可供員工暫時倚靠的墻面,一到 15 分鐘整個房間自動斷電變黑,這個充滿巧思的智能設計,目的是要讓讓許多冗長乏味的會議變得精簡、有效率,廢話連篇也可能變為“有話直說,長話短說”。

    沿著“赤道俱樂部”旁的樓梯走上 23 樓,視線變得很開闊。

    大面積的落地窗外就是時髦喧鬧的城市景觀和自然光線,木質感和綠植墻組合構成的這個空間,被稱之為“AuroraCafé 極光咖啡館”。三三兩兩的同事聚在這里聊天、談工作,周五晚上在結束一周的繁冗工作后亦有人在這里開 party 辦活動。

    除了前述這些公共空間的創意體驗,融合了聯合辦公體驗的辦公區域,也不再是過去嚴肅正經的刻板形象。

    時下硅谷科技公司最流行的辦公套件在這里都可以看到,既有順應私密性趨勢的創新型格子間設計,又有可以進行一對一談話、獨自打電話或者僅僅是單獨放空一下的小隔間,或是為偏好于站立式辦公的員工提供的桌椅,以及不同區域的吸音板裝置。

    而不同種類的會議室也為員工提供了多種選擇,比如需要一定程度的私密性,可以選擇不同體量的會議室房間,能讓人更專注、不被干擾地開會;而如果需要即時、快速地溝通問題,也可以去比較開放的空間來討論。

    吸音板裝置

    用吳允燊的話說,“我覺得當大家有選擇的時候,就會覺得這是一個有幸福感的辦公室?!?/p>

    而這也是吳允燊聽到最多的反饋,“以前其實是沒有選擇的,我就只能在會議室,要不就是在我的工位上面,他們現在可以按照他們的需要去尋找一個場景,這個場景可能是在我們的極光咖啡館,或是沙發區,甚至坐在我們的赤道俱樂部?!?/p>

    在空間美學上,辦公區也將家具、材質、顏色以及燈光的搭配,巧妙地融合,用暖色調取代鮮亮色彩,呈現出和諧親近的氛圍,以城市規劃為動線設計靈感,既有“大路”的設計,也有“小巷”的細節。

    增進與同事之間的互動,成為入駐新辦公室后最大的變化之一。

    吳允燊以自己為例來說,“以前呢,溝通的都是坐在我旁邊的那幾個部門,搬進來以后我也在 23 樓坐過,也在我們不同部門的位置上坐過,有些時候雖然太忙,但是五分鐘的交流,看看他們在做什么,那大家有兩三個機會交流,都是我了解我們的業務很重要的來源?!?/p>

    仲量聯行華東區市場部高級經理劉東旭也告訴我們,搬入新辦公室后,工位其實比原來少了不少,但這并不妨礙辦公,沒有了固定工位,一般一個部門的人會選擇一片區域集中辦公方便交流與溝通,完成工作后會把自己的私人物品放進個人置物柜里鎖起來。

    況且考慮到他們的工作性質,工作日在外出差、會見客戶的頻率都很高,為每個人設置固定工位也是一種浪費。

    給予員工更多辦公場景的選擇,創造同事之間更多互動機會,這都是吳允燊樂見的結果,但在做這個新的辦公室改變的過程中,他也有過擔心,“這會不會對我們的運營有很大的影響?”

    在真正搬進去工作了幾個月后,他的疑慮漸漸被打消了一部分,但新的挑戰也擺在了面前,“在我們業務的管理上,以前是看到我們的同事坐在一起,知道他們在做什么,現在只能看到結果,過程呢,可能你沒有辦法每一個都管理到,這也是個很大的課題?!?/p>

    私人辦公室不鼓勵協作共事,但失去私密性的空間也并不受員工歡迎

    成立于 2005 年的 TAQA,是阿布扎比一家國際能源公司,在過去十年成長速度極快,運營范圍在能源行業中不斷擴大,遍及 11 個國家,極速擴張也意味著員工分布在各個地區,后勤組織相對困難。

    但在高層管理者看來,讓員工聚集到總部城市里來,才能更好地發揮集體才智的能量,“我們還是一家年輕的企業,我們在全世界坐擁 320 億美金的資產。但是我們在阿布扎比的團隊卻依舊在隔間里工作,我想我們必須要去除一些障礙,” TAQA 執行副總裁 Ifran Nadeem 說道。

    他們在阿布扎比一幢高樓里租下了 23 至 25 三層空間,占地 5543 平方米。負責其辦公空間設計的,是美國建筑設計公司 Perkins+Will 。

    這不只是簡單的辦公室搬家,對于 TAQA 的員工來說,是工作方式、狀態的一次革新。

    按照 TAQA 業務經理 Khaled Hag 的說法,對于浸淫在阿拉伯文化中的許多企業員工來說,他們已經習慣在擁有許多私人辦公室的環境里工作了,高層管理者也都習慣于擁有私人辦公室來體現自己的職權,雖然這樣的工作環境并不鼓勵協作共事。

    在遷入新總部之前,TAQA 高層征詢了不少員工意見,他們很快就意識到,私密性是設計考量的重點,許多員工的態度表明,失去私密性的空間將會是不受歡迎的。

    TAQA 高層對于新空間的設計提出了明確的要求,“這應是一個集會議、待客、協作交流辦公于一體的空間,人們可以聚在一起,協作共事,同時也提到,新空間的設計不能忽略個體員工對于私密性的需求?!?/p>

    “我們需要創造一個能反映我們業務多樣性的空間,能讓人更容易地溝通交流。創新和新技術當然很重要。但是對企業而言,更為重要的是員工的質量以及他們之間的緊密聯系?!?/p>

    如何做到既滿足個人私密性需求的空間,又有支持協作辦公的空間,設計團隊需要找到一種平衡方案。

    明麗配色的家具傳遞出一種隨性的親和力和創造力,玻璃隔斷上繪有表示能量浪潮的圖案,呼應著公司文化主題。落地窗外就是一覽無余的海灣和阿布扎比老城風貌。

    整個樓層設計規劃,將開放式辦公區域、共享協作空間以及私密性空間做了有效區隔。

    比如客戶會議可以在第 25 層舉行,這一層配置有一個董事會會議室、若干個普通會議室、一個大禮堂,以及公司專門設置的待客空間 Majlis,保證了員工與外部訪客互動交流時,不會干擾到辦公室中日常工作的員工。

    而在 23、24 層,員工可以找到能夠讓自己舒服辦公的角落,不管是可以進行私人電話通話的小隔間,還是緊鄰窗前看著海景暢快工作的開闊地。

    “每個員工的工作方式不盡相同,我們需要給他們不同的選擇,” Khaled Hag 表示?!澳切λ矫苄詥栴}有顧慮的人在適應新環境后都不再擔憂,我認為不會有人想回到以前的狀態了?!?/p>

    用活動辦公區替代固定工位,讓工作變得高效且富有趣味

    土耳其 ING 銀行總部位于伊斯坦布爾重要的經濟區 Maslak。此番接手其總部改造任務的,是伊斯坦布爾本土團隊 Bak?rkure Architects。

    改造的第一步是員工調研。

    關于舊辦公環境,ING 銀行總部員工給出了不同維度的反饋意見,包括絕大多數員工不喜歡辦公室暗沉單調的配色、刻板的辦公桌椅擺放方式和空間布局,而關于會議室、公共空間太少且空間利用率并不高的抱怨也很多。

    受訪的員工中有 75%的人表示他們希望有獨立的辦公空間,90% 希望可以在工作時靈活調整位置。有 75%的員工對于照明設施心存不滿,90%的人覺得空調起到的作用太弱,容易導致在工作時感到疲勞。

    另有一個明顯的問題是,整個辦公室的設計過于強調上下等級之間的劃分,比如,開會時使用的大桌子,除了體現高管團隊的權威之外,有些浪費空間,員工們更希望與高管之間拉近距離,協同工作。

    前述調研結果幫助 Bak?rkure 團隊制定了設計策略,他們意在將銀行辦公所需的不同功能空間,反映在設計的各個角落。

    移動性成為改造實現的核心功能。隨著移動辦公普及,員工們不再被局限于工位上,創造一種鼓勵協作、分享,增進創造性的環境,進而提升整體工作的體驗,成為越來越多公司的選擇。

    全樓無線基站的設置,使得員工可以使用內部無線智能通話設備進行交流和溝通,固定電話被淘汰。設計師為空間加入了新的活動辦公區,便于員工在不同類型的空間選擇適合自己工作方式的位置,這就賦予了員工更多的自主選擇權,需要靜下心來工作時獨辟一個區域辦公,需要溝通合作時圍坐在一起協同工作。

    原先的標準工作臺是屬于員工們一對一式的固定工位,但新空間將標準工作臺改造為共同工作區域,員工可以自主選擇在哪里辦公,這種自由的工作形式,可以提高員工的工作積極性和效率。而為了滿足員工個人需求,辦公室里還設置了私人通話用的電話亭和個人用的儲物箱。

    部分高管的座位安排在空間的角落位置,便于監控整個空間。辦公區域緊挨窗邊,充分享受自然光照,而相對來說對于自然光需求較少的空間,比如會議室,則置于空間中部。

    為了保證整體空間的寬敞舒適度,設計師移除了舊空間中的吊頂,天花板結構裸露在外,增加了空間的高度。而在人流密集的辦公及會議區域,采用噴嘴送風技術,解決了空調不足的問題。

    公共區域也是這次革新的重點??Х葏^設置在不同區域,可供人們隨時使用。而餐飲區被分成幾個板塊,另設有公共臺階、冬季花園和籃球場等區域,滿足員工聚會、閱讀或是進行其他社交活動的需求,也是大樓內最為活躍的空間之一。